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离退休工作处档案工作规定
2011年06月08日 离退休工作处 原创   (点击: )

第一章 总则

第一条 为了加强本处的档案工作,提高档案的管理水平,充分发挥档案的作用,根据《重庆师范大学档案管理实施细则》、《重庆师范大学文件材料立卷归档办法》等有关文件,结合本处实际,制定本规定。

第二条 本处档案是指本处在从事党政管理及其他各项活动中形成的、对社会、学校和本处有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第二章 领导体制、机构设置和职责

第三条 由一名副处长分管本处档案工作,并设兼职档案员,负责本处档案的收集、整理、归档和移交工作。

第四条 档案工作纳入管理人员的职责范围内,做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第五条 分管档案工作领导职责

1、组织本处工作人员学习有关档案法规,执行学校档案工作的规章制度,提高本处工作人员的档案意识。

2、确定一名兼职档案员负责本处归档工作,并纳入本人工作的职责范围。

3、加强对本处归档工作的管理,应做到“三纳入”即:纳入本处所有工作计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;“四同步”即:布置、检查、验收、总结各项工作时,要同时做好布置、检查、验收、总结档案工作。

4、负责本处归档材料的检查工作,并督促及时向档案馆移交档案。

第六条 兼职档案员职责

1、认真学习、贯彻《档案法》,严格执行学校档案工作的规章制度,了解档案工作方针,掌握档案管理工作的基本技能。

2、负责本处各种资料的收集、整理、立卷、归档、统计工作,保证归档的文件材料系统完整、准确。

3、接受档案馆对本处立卷工作的督促、检查和业务指导,保质按时完成归档任务,做到标题明确,材料系统完整,字迹工整。

4、参加涉及本处的已超期档案的鉴定、销毁工作。

5、积极支持和配合档案馆档案人员业务工作,积极参加档案业务培训,努力提高业务能力。

6、做好立卷归档材料的安全和保密工作。

7、做好处管档案的立卷、保管和查阅服务工作。

第三章 档案的收集、整理和归档验收

第七条 本处要建立健全收、发文登记制度;文件借阅登记制度;文件催办和清退制度;归档案卷领导审阅制度;平时归卷和年终文件立卷归档制度。

第八条 本处要根据部门工作情况,在每年初拟定“立卷类目”。以后每年在上一年的基础上进行调整。“类目”应根据机关部门活动的规律,将该年可能形成的文件,按照立卷的要求与方法拟制。

第九条 本处工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作的同时,要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按规定向学校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第十一条 本处工作人员按《离退休工作处归档范围和保管期限》(附件1)要求,将归档文件收集齐全完整。

第十二条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十三条 坚持做好文件材料平时归卷工作。本处工作人员每季度末将本年度内凡办理完毕的文件材料包括纸质档案和电子档案整理好,填写《离退休工作处归档交接单》(附件2),与兼职档案员进行交接;每年年底前对应归档的文件进行自查,每年归档文件上交截止时间为次年1月15日。

第十四条 立卷归档的文件材料应以本岗位形成的材料为主,上级发来的文件材料,属于本机关的主管业务并要执行的,也要立卷归档。凡需归档的文件材料一定要收集齐全,包括收发文件的正附件、电报、会议记录、大事记、照片及公文拟办过程中形成的全部有价值的材料。领导外出开会带回的需要贯彻执行的文件等,也需立卷归档保存。如发现文件不全,确实无法收齐的,由立卷单位撰写报告,随卷归档。

第十五条 归档文件中具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案,应同时整理一份归档。应重视实物档案的收集、整理和归档工作。

第十六条 兼职档案员应及时收集已办理完毕的、具有查考价值的文件材料,并给予恰当分类,归在有关的卷夹内,以便及时查找利用和年终立卷归档。

第十七条 文件立卷归档整理方法,按照《重庆师范大学归档文件整理细则》执行。

第十八条 按年度归档,兼职档案员应在次年5月底前将校管档案交档案馆归档。

第十九条 兼职档案员对处管档案应按《重庆师范大学归档文件整理细则》进行立卷存放。

第二十条 文件材料不归档的范围

1、上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料;

2、上级机关发来供工作参考的抄件;

3、上级机关征求意见未定稿的文件材料;

4、重份的文件材料;

5、无查考利用价值的事务处、临时性文件材料;

6、未经会议讨论,未经处领导审阅、签发的未生效文件,一般性文件的历次修改稿、校对稿(处领导亲笔修改稿和签字的最后定稿除外);

7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

8、无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;

9、学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档),不应履行公文的行文、介绍信等;

10、本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;

11、为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料;

12、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料;

13、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

14、未定稿的文件材料。

第二十一条 对不需要归档的公函文件,包括各单位的会计文件材料,以及内部的或含密级的刊物、资料在登记造册,经单位党政领导签批后,按学校相关规定进行集中统一销毁。任何单位和个人无权私自销毁文件材料,违者按国家有关规定处理。

第二十二条 不归档的文件材料处理办法:

1、各单位每年在文件材料立卷归档时,要同时处理不归档的文件材料。

2、清理出的不需归档的文件材料,应销毁的及时销毁。如有些文件材料需要作资料保存,应填写目录,组卷单独保管,不得随便堆放,以防泄密。

3、销毁带密级的不归档文件材料,必须履行严格的登记手续。对于一般性文件材料,只登记收发文号码,或在收发文薄上加盖“销毁”戳。

4、凡销毁的文件材料,经鉴别和本部门有关领导批准,由二人监销,保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中,为防止泄密,应禁止无关人员介入。

第四章 档案的管理和利用

第二十三条 兼职档案员在归档同时及时将校管档案和处管档案目录存档和上内网公布,以备工作人员查阅。

第二十四条 本处建立内网,加强电子文档的收集和公布,及时提供校管档案和处管档案信息,提高查阅档案效率。

第二十五条 兼职档案员负责本处管理档案的查阅服务工作。查阅档案应办理登记手续。重要的和珍贵的档案材料,一般只提供复印件,确须使用原件的,需经分管领导批准。

第五章 讲评与考核

第二十六条 兼职档案员及时将本处工作人员的档案上交情况上报处领导。

第二十七条 主管处领导对本处档案归档情况进行讲评。

第二十八条 根据本处有关考核办法,对本处工作人员本年度档案平时归档工作和上年度档案上交档案馆归档立卷情况进行考核。

第六章 附则

第二十八条 本规定未列内容按上级和学校有关文件执行。

二〇一一年四月二十七日

附件1:离退休工作处文件归档范围。(范围

附件2:离退休工作处文件归档交接单。(交接单

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